為進(jìn)一步優(yōu)化活動(dòng)中心文件管理機(jī)制，推進(jìn)數(shù)字化辦公轉(zhuǎn)型，2025年11月7日下午，活動(dòng)中心辦公室組織開展了云盤存檔及使用工作專題培訓(xùn)。本次培訓(xùn)由辦公室主任汪娜主持并擔(dān)任主講，辦公室全體工作人員參與學(xué)習(xí)，旨在通過系統(tǒng)化培訓(xùn)提升團(tuán)隊(duì)文件歸檔的規(guī)范性與效率，為辦公室黨建及行政工作提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。

聚焦痛點(diǎn)  精準(zhǔn)施策

培訓(xùn)伊始，汪娜主任結(jié)合前期云盤存檔工作中發(fā)現(xiàn)的文件分散存儲(chǔ)、文件夾混亂、版本不統(tǒng)一、檢索效率低等問題，強(qiáng)調(diào)了云盤統(tǒng)一管理的必要性。她指出：“隨著活動(dòng)中心辦公室工作量增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的U盤、硬盤存儲(chǔ)方式已難以滿足我們?cè)诠ぷ髦锌焖僬{(diào)取、安全共享的各種需求。云盤系統(tǒng)的規(guī)范化應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)文件全生命周期管理，更能通過權(quán)限分級(jí)保障信息及文檔安全，是我們提升辦公效能的關(guān)鍵一步?！?/p>

分層講解  實(shí)操演練

培訓(xùn)采用“理論+實(shí)操”雙軌模式，內(nèi)容涵蓋三大模塊：

1.系統(tǒng)功能解析：詳細(xì)介紹活動(dòng)中心云盤的文件上傳、文件刪除、文件共享、分類標(biāo)簽、版本追溯、批量操作等核心功能，重點(diǎn)演示如何通過電腦端及手機(jī)APP端兩種方式對(duì)文件夾、關(guān)鍵詞、時(shí)間軸等多維度快速檢索并使用文件。

2.規(guī)范流程演示：以辦公室“宣傳工作”為例，現(xiàn)場(chǎng)操作從文件命名規(guī)則（如“宣傳工作-2025年宣傳報(bào)道-10月新聞稿-10.28敬老愛老傳溫情”）到歸檔路徑設(shè)置的完整流程，強(qiáng)調(diào)“一事一檔、分類清晰”的存檔原則。

3.安全權(quán)限管理：針對(duì)辦公室公務(wù)不同崗位需求，講解云盤中設(shè)置的文件查看、編輯、下載、刪除權(quán)限，并演示如何通過使用日志追蹤存檔記錄，確保數(shù)據(jù)可溯源。

互動(dòng)答疑，鞏固成效

在實(shí)操環(huán)節(jié)，辦公室全體參訓(xùn)人員針對(duì)使用手機(jī)APP端“團(tuán)隊(duì)文件夾搜索”“歷史文件導(dǎo)出及共享”等具體問題展開討論，汪娜主任逐一解答并分享使用技巧。參訓(xùn)人員現(xiàn)場(chǎng)完成培訓(xùn)測(cè)試，通過率達(dá)100%；90%的成員當(dāng)場(chǎng)獨(dú)立完成模擬檔案的規(guī)范存檔，培訓(xùn)實(shí)效顯著。

長(zhǎng)效賦能  持續(xù)優(yōu)化

汪娜主任在總結(jié)中表示，云盤存檔工作將納入辦公室月度考核指標(biāo)，后續(xù)將開展“云盤存檔標(biāo)兵”評(píng)選活動(dòng)，并每月月末檢查歸檔質(zhì)量。她強(qiáng)調(diào)：“數(shù)字化管理是活動(dòng)中心高質(zhì)量發(fā)展的基石，全體成員需以‘今日學(xué)、明日用’的態(tài)度落實(shí)培訓(xùn)成果，共同打造高效、安全、智能的辦公環(huán)境?！?/p>

此次培訓(xùn)標(biāo)志著活動(dòng)中心辦公室在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中邁出關(guān)鍵一步。未來，中心將持續(xù)推進(jìn)智慧辦公體系建設(shè)，為廬陽教育高質(zhì)量發(fā)展注入數(shù)字化新動(dòng)能。

撰稿：汪  娜

攝影：沈  靜

初審：汪佩瑤

復(fù)審：胡朝靜

終審：高  菲